En cas de voyage en groupe, si un membre du groupe (chef de groupe ou membre du groupe) annule avant que le prestataire désigné par la Commission européenne ait réservé le billet de voyage, cette décision n'a aucune incidence sur le reste du groupe. Les autres membres du groupe peuvent toujours voyager comme prévu. Cependant, la personne qui a annulé ne peut pas être remplacée. La Commission européenne cédera le billet de voyage non utilisé à quelqu'un d'autre sur la liste de réserve, par ordre de sélection décroissant.
Si le participant qui annule son voyage est le chef de groupe, le groupe doit alors désigner un autre chef de groupe afin de servir de nouveau point de contact pour le prestataire désigné par la Commission européenne.